Pourquoi parle-t-on de “livre de police” automobile ?
Le terme courant désigne le registre d’objets mobiliers prévu par le Code pénal. Le dispositif vise la traçabilité des biens d’occasion et l’identification de la personne qui les a vendus, apportés à l’échange ou remis en dépôt.
Quelles informations doivent être structurées ?
Les articles R.321-3 à R.321-5 prévoient notamment les informations d’identité du vendeur ou de son représentant, les références de la pièce d’identité, la nature, la provenance et la description du bien, ainsi que son prix d’achat et son mode de règlement. La description doit reprendre les éléments qui servent à identifier l’objet, notamment ses numéros de série : dans le cas d’un véhicule, le VIN devient donc une information centrale de traçabilité.
Identité et coordonnées ; pour une personne morale, dénomination, siège et représentant ayant réalisé l’opération.
Nature, numéro, date de délivrance et autorité émettrice selon les mentions prévues par le Code pénal.
Description suffisamment précise pour l’identifier : marque, modèle, immatriculation, VIN et autres caractéristiques utiles.
Prix d’achat et mode de règlement ; estimation de la valeur lorsqu’il ne s’agit pas d’un achat classique.
Papier ou registre numérique ?
Le Code pénal prévoit qu’un traitement automatisé peut remplacer le registre physique coté et paraphé. Dans ce cas, le système doit garantir l’intégrité, l’intangibilité et la sécurité des données enregistrées. Les données du registre automatisé doivent être conservées dix ans à compter de leur enregistrement ; le registre physique est conservé cinq ans à compter de sa clôture.
Ne pas mélanger livre de police, stock et comptabilité
Le registre répond à une obligation de traçabilité. Le suivi de stock sert à piloter les jours d’immobilisation et la rotation ; la comptabilité et la TVA déterminent le traitement financier et fiscal de l’achat-revente. Un bon système relie ces trois sujets sans les confondre.
Checklist d’entrée d’un véhicule VO
- Identifier précisément le vendeur et conserver les références requises.
- Identifier le véhicule avec des éléments non ambigus, dont le VIN.
- Enregistrer la date d’entrée, le prix et le mode de règlement.
- Créer en parallèle la fiche de stock avec prix d’achat, frais prévus et marge cible.
- Qualifier le traitement de TVA avec votre solution comptable ou votre expert-comptable.
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